מדיניות פרטיות

Finwork מפעילה שני שירותים נפרדים, ויחסי המידע בהם שונים לחלוטין. חשוב להבין באיזה מהם אתם נמצאים, כי זה קובע מי רואה את המידע שלכם.

בשירות הבדיקות — Finwork היא בעלת המאגר ואחראית ישירות מולכם.

ב-Employer OS — המעסיק הוא בעל המאגר, ו-Finwork פועלת כמעבדת מידע מטעמו בלבד, לפי הוראותיו ולמטרות שהוגדרו בהסכם ביניהם. פניות לעיון או תיקון מידע במערכת זו יופנו למעסיק, ואנחנו נסייע לו לטפל בהן.

• פרטי זיהוי וקשר — שם, טלפון, אימייל, כתובת, תאריך לידה.
• תעודת זהות — נדרשת לדיווח לגופים המוסדיים (ראו סעיף נפרד).
• פרטי העסקה — תפקיד, מחלקה, תאריכי העסקה, היקף משרה.
• נתוני שכר — שכר בסיס, ברוטו ונטו בפועל, ועלות מעסיק.
• חשבון בנק — לצורך תשלום השכר ולדיווח על ההפקדות.
• נתוני מס — טופס 101 והנתונים שנמסרו בו.
• נתונים פנסיוניים — קרנות, מספרי פוליסה, שיעורי הפרשה וסכומים.
• מסמכים — צילום תעודת זהות, חוזים, תלושים ומסמכים שהועלו.
• החזרי הוצאות — קבלות וסכומים שהוגשו.
• שעון נוכחות — שעות הכניסה והיציאה, ואם המעסיק בחר בכך והעובד/ת הסכים/ה — המיקום רק ברגע ההחתמה (ראו סעיף נפרד למטה).

השעון של Finwork לא עוקב אחרי עובדים. הוא בנוי לפי גילוי הדעת של הרשות להגנת הפרטיות על איסוף נתוני מיקום של עובדים (יולי 2023), שממליץ לבדוק נוכחות ב"נקודות ציון" — הגעה למקום העבודה ויציאה ממנו — ולא במעקב:

• מתי: המיקום נקלט רק ברגע ההחתמה (לחיצה על כניסה/יציאה או נגיעה בתגית). אין איסוף ברקע, בין ההחתמות או מחוץ לשעות העבודה — וגם אין לאפליקציה יכולת טכנית לכך.
• רק בהחלטה כפולה: המעסיק בוחר לאסוף מיקום ומאשר מדיניות (מטרה, מי רואה, כמה זמן), וכל עובד/ת מקבל/ת הסבר לפני ההחתמה הראשונה ומחליט/ה. מי שלא מסכים/ה — מחתים/ה בלי מיקום, בתגית במשרד או במסוף, בלי השלכה. אפשר לשנות את ההחלטה בכל רגע.
• מטרה: אימות מקום ההחתמה לצורך רישום שעות העבודה בלבד.
• מי רואה: מי שמנהל/ת את הנוכחות רואה "במשרד" או "מחוץ למשרד" והמרחק. הנקודה המדויקת נפתחת רק במכוון, בידי מי שמתקן/ת נוכחות, עם סיבה — הפתיחה נרשמת ביומן הביקורת, והעובד/ת מקבל/ת הודעה מי צפה ולמה.
• כמה זמן: הנקודה המדויקת נמחקת אוטומטית אחרי 3 חודשים. נשארים השעה, "במשרד/מחוץ" והמרחק — כחלק מרישום שעות העבודה שהמעסיק חייב לשמור.
• עיון: כל עובד/ת רואה באפליקציה ("מה נשמר עליי") את כל ההחתמות, את הנקודות שנשמרו, מי צפה בהן ומתי, ואת הטלפונים המחוברים.
• החתמה מהמחשב: כשהמעסיק מגדיר את "רשת המשרד", נבדק אם ההחתמה מהמחשב הגיעה מהרשת של המשרד. כתובת הרשת של העובד/ת לא נשמרת — רק "מהמשרד" או "לא".
• צילום במסוף המשותף: רק אם המעסיק הפעיל, ובמסוף כתוב שמצלמים — תמונה אחת ברגע ההחתמה, לאימות שמי שהחתים/ה הוא/היא העובד/ת (לא זיהוי פנים ולא מידע ביומטרי). נשמרת 30 יום ונמחקת לבד; נפתחת רק בידי מנהלי הנוכחות, עם סיבה, ביומן הביקורת, והעובד/ת מקבל/ת הודעה.
• מאיפה המיקום: מהטלפון עצמו (GPS, רשתות Wi-Fi ואנטנות — שירות המיקום של מערכת ההפעלה), ורק אחרי אישור בטלפון. איננו משתמשים בשירות מיקום חיצוני ואיננו שולחים אליו את המיקום.
• מסוף משותף: בטאבלט במשרד מחתימים בשם וקוד אישי — בלי מיקום של אדם. הקוד נשמר מגובב בלבד.
• בלי קליטה: החתמה שנעשתה בלי קליטה נשמרת זמנית בטלפון ונשלחת כשהקליטה חוזרת (עד 12 שעות). עותק עמוד השעון שנשמר בטלפון לשם כך נמחק ביציאה מהחשבון.

• מהמעסיק ומשרד רואי החשבון שלו — פרטי העובדים, דיווחי השכר והמסמכים שהם מעלים.
• מהעובד/ת — בתהליך הקליטה ובאזור האישי (פרטים, טופס 101, חשבון בנק, צילום תעודת זהות).
• ממסמכים שנשלחים לכתובת הקליטה של המעסיק במייל — תלושים, טפסים ואישורים.
• ממקורות רשמיים, בהרשאה חתומה — המסלקה הפנסיונית והר הביטוח של משרד האוצר, לצורך הצגת המוצרים הפנסיוניים והביטוחיים של העובד/ת ובדיקת ההפקדות.

חלק מהמסמכים נקראים באופן אוטומטי בעזרת מודל בינה מלאכותית של חברת Anthropic (Claude), כדי לחסוך הקלדה ידנית: תלושי שכר ומסמכים שמגיעים במייל (כדי לזהות מה המסמך ועל מי הוא), קבלות שנשלחות בווטסאפ להחזר הוצאות (סכום, תאריך ובית עסק), וצילום תעודת הזהות (כשצריך לתקן פרטים שהר הביטוח דחה).

הקריאה נעשית בשרתי הספק מחוץ לישראל. לפי תנאי השימוש המסחריים של הספק, המידע אינו משמש לאימון המודלים שלו. תוצאת הקריאה נבדקת בכללים קבועים, ובכל מקרה של ספק המסמך ממתין לבדיקה של אדם; העובד/ת רואה מה נקרא ויכול/ה לתקן. הקריאה האוטומטית אינה משמשת לקבלת החלטות לגבי העובד/ת.

הדיווח על הפקדות פנסיוניות לגופים המוסדיים מחייב על פי דין את מספר תעודת הזהות עצמו. לכן המספר נשמר אצלנו מוצפן בהצפנה חזקה (AES-256-GCM), ולא כטקסט גלוי.

מפתח ההצפנה אינו נשמר במסד הנתונים. פענוח מתבצע אך ורק לצורך הפקת דיווח לגוף מוסדי, וכל פענוח נרשם ביומן ביקורת. מספר תעודת הזהות אינו מוצג במסכי המערכת ואינו נכתב ליומני הביקורת.

• גופים מוסדיים (קרנות פנסיה, חברות ביטוח, קופות גמל והשתלמות) — דיווח חודשי על ההפקדות במבנה האחיד שקבעה רשות שוק ההון, ישירות או דרך המסלקה הפנסיונית. הבסיס החוקי הוא חובת הדיווח של המעסיק וייפוי כוח שנתן לנו, ולא הסכמה נפרדת של העובד/ת.
• רשויות המס וביטוח לאומי — דיווחי השכר החודשיים והשנתיים שהמעסיק חייב בהם.
• משרד רואי החשבון של המעסיק, ככל שהמעסיק הסמיך אותו לטפל בשכר שלו.
• ספק מנוע חישוב השכר — כשהמעסיק בחר בתוכנת השכר של Finwork: נתוני העובדים והשכר הדרושים לחישוב, להפקת התלושים ולדיווח לרשויות.
• ספק בנקאות פתוחה מורשה — רק כשהמעסיק מחבר את חשבון הבנק שלו להעברת השכר.
• סוכנות ביטוח מורשית שותפה — רק לעובד/ת שחתם/ה על הרשאה לכך, ורק שם, טלפון ואימייל. בלי תעודת זהות ובלי נתוני שכר או פנסיה.
• ספקי תשתית — אחסון ומסד נתונים (Vercel, Neon), שליחת אימייל (Resend), שליחת הודעות ווטסאפ (YCloud ו-Meta) וקריאת מסמכים (Anthropic). ספקים אלה מעבדים את המידע עבורנו בלבד, לפי תנאי השימוש והסכמי עיבוד המידע שלהם, ואינם רשאים לעשות בו שימוש עצמאי.
• מפות ושירותי התראה — כשמנהל/ת פותח/ת מפה בשעון, אריחי המפה נטענים מ-OpenStreetMap (בלי שם ובלי פרטי עובד/ת), ו"פתיחה בגוגל מפות" פותחת את Google Maps רק בלחיצה. התראות לטלפון (למי שהפעיל/ה אותן) עוברות דרך שירות ההתראות של הדפדפן (Google, Apple או Mozilla) מוצפנות, כך שהשירות אינו יכול לקרוא אותן.

חלק מהספקים פועלים מחוץ לישראל, ולכן חלק מהמידע נשמר או מעובד בחו״ל, בכפוף להתחייבויות אבטחה וסודיות של הספקים.

המידע אינו נמכר, אינו מושכר, ואינו מועבר לאף גורם מלבד אלה שמפורטים כאן או שהדין מחייב.

המידע של כל מעסיק מבודד מהמידע של מעסיקים אחרים ברמת המערכת. אדם שעובד בשני מקומות מוחזק כשתי רשומות נפרדות ולחלוטין מבודדות — מעסיק אחד אינו יכול לראות, לחפש או להסיק דבר על עובדי מעסיק אחר.

• הצפנת מידע רגיש במנוחה, ותעבורה מוצפנת בלבד (HTTPS).
• הרשאות לפי תפקיד — כל גישה נבדקת בשרת, לא רק בממשק.
• מסמכים נשמרים באחסון פרטי שאינו נגיש ציבורית; ההורדה דורשת הרשאה ומתועדת.
• יומן ביקורת מלא לכל פעולה משמעותית — מי, מה, מתי.
• סיסמאות נשמרות מגובבות בלבד; איש אינו יכול לצפות בסיסמה של אחר.

רשומות שכר, פנסיה ומס נשמרות למשך התקופה הנדרשת בדין (לרוב שבע שנים) גם לאחר סיום ההעסקה או סיום ההתקשרות, כדי לאפשר ביקורת ומימוש זכויות. מידע שאין לגביו חובת שמירה נמחק או הופך לאנונימי בתום הצורך.

בסיום ההתקשרות עם מעסיק, המידע שלו מוחזר או נמחק בהתאם להסכם ולחובות השמירה שבדין.

על פי חוק הגנת הפרטיות עומדת לכם הזכות לעיין במידע שנשמר עליכם, לבקש את תיקונו, ולבקש את מחיקתו בכפוף לחובות שמירה שבדין.

במידע שב-Employer OS — פנו תחילה למעסיק שלכם, שהוא בעל המאגר. אם לא נענתם, אפשר לפנות אלינו דרך עמוד יצירת הקשר ונסייע.

האתר משתמש בעוגיות לצרכי תפעול (שמירת חיבור) ומדידת ביצועים. נתוני המדידה אינם כוללים מידע פיננסי אישי או פרטי זיהוי של עובדים.

נעדכן מדיניות זו כשהשירות משתנה. שינוי מהותי יימסר למעסיקים מראש. תאריך העדכון האחרון מופיע בראש העמוד.